Tugas TOU 2

1.      Pada realita dalam suatu organisasi, pembagian kerja masih berlaku, jelaskan !

2.      Contohkan dengan kasus sederhana mengenai standarisasi dapat mendorong koordinasi ?

3.      Jika terdapat bentuk organisasi  seperti di bawah ini :

    A

 

                       I                                II                          III                           IV

1. Berapa  arus hubungan komunikasi ?
2. Lengkapi gambar tersebut dengan garis arus hubungan komunikasi !

4.      Jelaskan arti dari komunikasi adalah proses penyampaian keterangan ?

5.      Organisasi menggunakan formalisasi akan memperoleh keuntungan-keuntungan, sebutkan keuntungan – ketuntungan tersebut dan berikan contoh ?

Realita Organisasi, Pembagian kerja masih berlaku.

Tentu saja pembagian kerja harus berlaku dalam suatu organisasi, karna pada dasarnya suatu organisasi di buat untuk mencapai tujuan yang tidak bisa di selesaikan secara individual, dilakukanlah pembentukan organisasi dari sekumpulan orang - orang yang memiliki tujuan pencapaian bersama dan menyelesaikannya secara bersama – sama. untuk mencapainya membutuhkan proses seperti mendefinisikan, menganalisis, identifikasi, mencari solusi, lalu melakukan pelaksanaan. Agar proses tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancer dibutuhkan pembagian tugas secara sub, atau pembagian tugas kepada seluruh anggota dalam organisasi tersebut

Koordinasi

Koedinasi adalah suatu usaha kerja sama antara badan, instansi, unit dalam pelaksanaan tugas-tugas tertentu, sehingga terdapat saling mengisi, saling membantu dan saling melengkapi.
Orang yang menggerakkan / mengkoordinasi unsur-unsur manajemen untuk mencapai tujuan disebut koordinator atau manajer.

Organisasi dalam bentuk apapun esensinya terdiri dari sumber daya, proses manajemen dan tujuan organisasi. Seluruh sumber daya yang dimiliki organisasi tersebut dimanfaatkan dalam proses manajemen secara terintegrasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Proses integrasi sumber daya maupun proses manajemen untuk mencapai tujuan organisasi tersebut disebut dengan proses koordinasi. Dengan demikian, koordinasi memiliki peran yang vital dalam memadukan seluruh sumber daya organisasi untuk pencapaian tujuan.

Contoh, kasus sederhana mengenai standarisasi koordinasi dan bentuknya :

1. Koordinasi Lintas Negara

Koordinasi lintas Negara merupakan kerjasama pemerintahan antar Negara dalam mencapai tujuan tertentu. Lingkup Negara yang melakukan kerjasama dapat bersifat bilateral (kerjasama dua Negara) atau multilateral (kerjasama lebih dari dua Negara). Sedangkap lingkup objek yang dikerjasamakan dapat berupa bidang politik, ekonomi, social politik dan budaya. Dalam ranah administrasi Negara, pembahasan tentang kerjasama antar Negara tersebut masuk dalam bidang administrasi internasional. Bentuk kerjasama bilateral antara lain dapat dilihat dalam kerjasama sister-city (kota kembar antara salah satu kota di Indonesia dengan salah satu kota lainnya di luar negeri).

2. Koordinasi Antar Lembaga Negara

Dalam struktur pemerintahan RI terdiri dari beberapa lembaga Negara. Beberapa lembaga tersebut termasuk presiden, Mahkamah konstitusi, DPR, MPR, Mahkamah Agung, Komisi Yudisial dan sebagainya. Antar lembaga tersebut dapat saling melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Misalnya, Komisi Yudisial, Mahkamah Agung dan Mahkamah Konstitusi dapat saling berkoordinasi dalam meningkatkan kualitas penegakan hukum (law enforcement) di Indonesia.

3. Koordinasi antara Pusat dan Daerah

Dalam penyelenggaraan pemerintahan terdapat beberapa urusan yang menjadi tanggung jawab pusat termasuk urusan moneter, pertahanan keamanan, agama, peradilan. Sedangkan urusan-urusan lainnya didesentralisasikan. Namun demikian, walaupun urusan-urusan lainnya sudah didesentralisasikan tetapi dalam kerangka pembinaan serta pemaduan langkah antar daerah maka pemerintah pusat dapat melakukan koordinasi melalui instansi teknis. Misalnya: koordinasi pembangunan bidang pendidikan dan kesejahteraan rakyat.

4. Koordinasi Sektoral

Sektor-sektor pembangunan termasuk pembangunan politik, ekonomi,

social dan budaya walaupun sudah menjadi tanggung jawab beberapa instansi teknis terkait namun dalam kenyataannya dapat terdiri dari berbagai instansi yang begaram yang menangani sector yang sama. Beragam instansi tersebut apabila tidak saling berkoordinasi maka bisa jadi akan menghasilkan tumpang tindih peran dan pendanaan program pembangunan sehingga menyebabkan in-efesiensi dan misalokasi sumber daya finansial.

5.Koordinasi Lintas Daerah

Beberapa daerah juga dapat saling bersinggungan dalam urusan tertentu yang bersifat lintas daerah. Dalam keadaan tersebut maka koordinasi lintas daerah dapat berperan dalam menjamin efektivitas dan efesiensi penyelesaian urusan tersebut. Misalnya, dalam hal penyelesaian banjir di DKI Jakarta dimana tidak hanya merugikan warga DKI Jakarta tetapi juga warga daerah sekitar termasuk Bogor, Tanggerang dan Banten yang bekerja di Jakarta. Di samping itu, banjir di Jakarta bisa juga disebabkan oleh banjir kiriman dari wilayah sekitar, misalnya Bogor. Dalam keadaan tersebut adalah lebih mudah mengatasi banjir tersebut apabila dilakukan koordinasi antar daerah.

6. Koordinasi antar Aktor Bernegara

Dalam lingkup yang lebih luas dalam satu Negara, aktor pembangunan tidak hanya antar lembaga Negara tetapi juga antara lembaga Negara, swasta dan masyarakat. Tidak menutup kemungkinan terjadi hubungan yang kontra-produktif antar actor tersebut dalam penyelenggaraan urusan tertentu. Dalam keadaan tersebut, koordinasi antar actor diperlukan sehingga peran antar actor tersebut dapat saling menguatkan dalam pencapaian tujuan bernegara.

Koordinasi dalam sistem penyelenggaraan Negara juga dapat dikelompokkan ke dalam meta-koordinasi, meso-koordinasi dan mikro- koordinasi.Meta-koordinasi adalah koordinasi yang dilakukan antara pemerintahan RI dengan pemerintahan dari Negara lain dan atau organisasi internasional (missal: World Bank, UNDP, IMF, Asian Development Bank/ADB dan sebagainya). Meta-koordinasi tersebut dapat dilakukan dalam konteks hubungan bilateral (dua Negara) maupun multilateral (berbagai Negara).

Meso-koordinasiadalah koordinasi yang dilakukan dalam konteks nasional dan atau regional dalam suatu Negara. Pada level nasional, koordinasi misalnya terjadi antara MenPAN, LAN dan BKN. Sedangkan pada tingkat regional, koordinasi misalnya terjadi antara satu pemerintahan daerah dengan pemerintahan daerah lainnya. Pada tingkat mikro-level, koordinasi dapat terjadi antar unit dalam organisasi. Misalnya koordinasi terjadi antara unit kelitbangan dengan unit keuangan dalam koordinasi pendanaan kegiatan litbang.

Arus hubungan komunikasi

Pada gambar di atas memiliki arus hubungan komunikasinya adalah 1

Arti Komunikasi

Proses penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain dikatakan sebuah komunikasi. Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan dan tertulis dan menggunakan bahasa yang di mengerti oleh kedua belah pihak. Jika salah satu pihak tidak mengerti bahasa yang di gunakan maka tidak akan terjalin komunikasi. Komunikasi akan sangat berguna jika cara penyampainya singkat dan jelas.

Organisasi Formalisasi

Formalisasi menunjukkan tingginya standardisasi atau pembakuan tugas-tugas maupun jabatan dalam suatu organisasi. Semakin tinggi derajat formalisasi maka semakin teratur perilaku bawahan dalam suatu organisasi.

Formalisasi bisa dicapai melalui pengaturan yang bersifat on the job dimana organisasi akan menggunakan lebih banyak peraturan maupun prosedur untuk mengatur kegiatan karyawan. Akan tetapi, formalisasi juga bisa dicapai apabila latihan maupun pendidikan dilakukan di luar organisasi (off the job), yaitu sebelum seseorang menjadi anggota organisasi.

Keuntungan dari penerapan formalisasi :

1.      konsistensi dan keseragaman, yaitu untuk mencapai output-output yang idak berubah-ubahkualitasnya.

2.      Meningkatkan koordinasi.

Contoh : Untuk tugas yang membutuhkan koordinasi tiggi di antara anggota organisasi.

3.      Penghematan biaya secara ekonomis.

Contoh : Buku-buku manual pekerjaan diberbagai perusahan besar biasanya dibuat untuk menghemat biaya.